Babu Manten Part 2: Persiapan

Tahap persiapan adalah tahap yang harus dijalankan. Gue menghabiskan waktu 1 minggu dalam persiapan menjalankan wedding organizer. Dan tahapan ini berlanjut terus secara bekesinambungan sampai sekarang.

The baby must have a name

Gue tidak asal – asalan dalam memberikan nama kepada wedding organizer gue. Dulu sempat terpikir nama Bubble. Gelembung dalam bahasa Indonesia. Memiliki arti bahwa bisnis ini akan terus menggelembung dan terlihat cantik. Membuat orang iri hati akan keindahannya. Sama seperti gue waktu melihat gelembung sabun. Ingin memecah gelembung itu saking imutnya.

Nama apapun yang anda pilih sebetulnya tidak menjadi masalah. Tetapi, nama dapat memberikan anda spirit dan visi dalam menjalankan bisnis ini. Pilihlah nama yang memiliki arti, dan akan anda ingat selamanya. Beri nama wedding organizer anda seperti anda memberi nama kepada bayi anda.

Gue ga jadi memilih nama Bubble pada akhirnya. Gue pilih nama yang lebih keren.

Home for the baby

Sebuah bisnis harus memiliki kantor. Tempat anda bertemu dengan klien. Tempat untuk meeting bersama crew. Tempat menyimpan peralatan. Tempat anda berkembang bersama bisnis anda.

Bila belum mempunyai modal yang cukup, anda bisa menjadikan rumah anda sekarang ini menjadi kantor. Banyak pelaku bisnis wedding organizer yang menjadikan garasi di rumahnya menjadi kantor. Dan sudah menjadi hal yang wajar apabila wedding organizer bertempat di rumah yang susah dicari.

Sebetulnya kalau niat dan punya modal, anda hanya perlu sekitar 20 juta untuk merenovasi garasi menjadi kantor. Itu pun sudah termasuk meja dan kursi kerja, meja dan kursi untuk duduk berdiskusi dengan klien, AC, kartu nama, company profile, website, lengkap deh.

Untuk sebagian orang, 20 juta adalah hal yang besar. Tetapi anda bisa menggunakan fasilitas tersebut dalam jangka waktu panjang, dan bisa digunakan juga untuk join dengan usaha anda yang lain. Jasa travel dan kantor desainer misalnya.

Apabila anda belum mempunyai uang, anda bisa memulai dengan cara yang gue lakukan. Menggunakan barang seadanya dulu.

Peralatan dan pelengkapan

Pertama kali buka wedding organizer, gue rajin banget ke rental pengetikan. Gue selalu ngeprint semua dokumen di rental pengetikan. Mulai dari surat perjanjian, susunan acara, kartu MC, dll. Ini semua karena gue ga punya printer.

Printer, scanner, telepon telkom, handphone, komputer, internet, dan fax. Itu semua peralatan yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan bisnis wedding organizer. Karena waktu itu gue ga punya printer, gue jadi kesusahan sendiri. Buang waktu, duit, dan tenaga.

Sebagian peralatan yang lain adalah: Handy Talkie, seragam, kotak sumbangan, alat tulis, gunting, spidol, stapler, pita – pita, tampan, gelas toast, gelas shampagne, botol shampagne (biasa isi Fanta merah), gembok dan kunci kotak sumbangan, kartu pengganti buku tamu cadangan, buku tamu (min. 3 x 2 warna), dll.

Selama ini, gue cuma pernah melayani wedding chinese. Gue belum pernah dapat kesempatan untuk menjadi wedding organizer pernikahan adat yang lain. Nah, untuk tambahan peralatan untuk wedding chinese adalah: peralatan pai ciu, mangkok sawur beras kuning, payung sawur, mangkok ronde dan misoa, dll.

Untuk perlengkapan kantor, gue menggunakan meja dan kursi seadanya. Rumah gue susun sedemikian rupa sehingga klien yang datang bisa merasa nyaman namun dalam suasana profesional.

Modal

Gue start dengan kongsian. Kerjasama dengan teman. Dekati teman anda yang anda pandang mampu dalam hal finansial. Kasi tau rencana anda serta keuntungan buat teman anda.

Kalau anda beruntung (emang undian?), teman anda akan memberikan kucuran dari teman anda. Buatlah surat pernjanjian kerjasama, kalau bisa dengan tandatangan bermaterai dua copy. Satu untuk teman anda, satu untuk anda sendiri, gue ga usah (halah).

Surat perjanjian kerjasama adalah bukti penguat yang paling sederhana. Tulis dengan lengkap detail kerjasama antara anda dan teman anda. Bila perlu, jelaskan posisi dan job description masing – masing. Apakah teman anda hanya sebagai investor, atau rekan bisnis yang ikut dalam kegiatan operasional. Terangkan juga kapan modal teman anda akan kembali, beserta dengan jumlah keuntungan apabila ada.

Gue sangat terbantu dengan adanya kerjasama. Modal yang gue keluarin ga seratus persen. Jadi lebih enteng. Dan gue orang yang bertanggung jawab, kongsian gue hamil, walaupun dia adalah cowo! Ehm..enough for the silly joke. Modal dia udah balik beserta dengan keuntungannya.

Sekedar tips, kalau keuangan wedding organizer anda sudah kuat, buatlah bentuk usaha yang memiliki kekuatan hukum. PT atau CV misalnya. Hal ini membuat klien anda lebih percaya kepada wedding organizer milik anda.

Crew

Gue pernah berimajinasi menjadi Naruto. Punya kage bunshin no jutsu (jurus membelah diri jadi banyak). Biar gue ga usah bayar gaji crew MUAHAHA..(kali ini ga ada kecoa yang merambat masuk mulut gue)

Crew adalah orang – orang yang akan membantu anda dalam menjalankan operasional wedding organizer anda. Dalam wedding organizer gue, gue memiliki lima orang crew. Setiap crew memiliki tugas masing – masing.

Menurut Yudhi Megananda dalam bukunya 7 langkah jitu membangun bisnis event organizer, ada lima pembagian tugas utama crew. Pemasaran, Kreatif, Produksi, Artist & Talent, Keuangan. Crew pemasaran bertugas memasarkan wedding organizer anda. Crew kreatif membuat konsep acara. Crew produksi adalah koordinator semua keperluan acara. Crew artist & talent mengurusi bintang tamu acara. Crew keuangan, jelas, memegang keuangan wedding organizer anda.

Untuk sementara, gue masih memegang semua peranan di atas. Mulai dari pemasaran, hingga keuangan. Hal ini karena wedding organizer jauh lebih simple daripada event organizer. Yang pasti, gue belum sanggup punya karyawan tetap. Ya, gue malu.

Lha kerja crew gue sekarang apa? Membantu gue dalam melaksanakan acara. Sebagian membantu gue untuk pemasaran dengan sistem komisi. Ada juga yang bertugas sebagai produksi, menyiapkan peralatan. Tugas gue sebagai stage manager / show director (sebutannya macam – macam, tapi yang pasti gue di depan panggung terus mengawasi jalannya acara, posisi di dekat kamera foto dan video).

Biar simple, sebut saja mereka A, B, C, D, dan E. A bertugas di bagian sound dan lighting, sekaligus pengawas dari bagian belakang. B bertugas di bagian produksi, mengurus peralatan sebelum dan sesudah pesta, sekaligus membantu tugas gue sebagai asisten show director. C bertugas sebagai pengawas makanan bagi tamu undangan, juga merangkap sebagai runner. D & E, keduanya bertugas di depan dekat meja penerima tamu, menjaga kotak sumbangan dan membantu keluarga yang menjaga tamu, sekaligus sebagai pendamping pengantin sebelum masuk ke ruangan pesta.

About Dave

Tukang Pijat Keyboard

Posted on December 16, 2010, in Wedding Organizer and tagged . Bookmark the permalink. 2 Comments.

  1. Om dave,
    saya mau tanya ini..
    cara ngomong ke vendor kalo mau kerjasama gimana??
    maaf om dave,saya masii pemulaaa banget..
    thanks ya om…

    • Untuk ngomong ke vendor, cukup gampang kok. Veve tinggal datengin aja vendornya, diajak ngobrol kalo Veve punya usaha EO / WO. Nah, untuk kerjasamanya, nanti Veve ajuin ke dia, kalo misal ada klien, minta untuk rekomendasi EO / WO Veve ke klien vendor tersebut. Konsekuensinya, Veve bisa kasih ke vendor komisi 10% dari total omset Veve. Saling menguntungkan bukan?🙂

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: